Prosty język na czterech filarach – model MSGR
Wyobraź sobie, że dostajesz procedurę reklamacji albo umowę o kredyt i... rozumiesz ją od razu, bez googlowania znaczeń i czytania tego samego zdania trzy razy. Brzmi jak science fiction? A jednak to możliwe! Mamy bowiem model, który służy do upraszczania tekstów. Opracowali go eksperci z Pracowni Prostej Polszczyzny na Uniwersytecie Wrocławskim.
[Na końcu artykułu znajdziesz krótką animację AI, która podsumowuje najważniejsze wątki z tekstu.]
Nazwa MSGR stanowi skrót od czterech obszarów, które trzeba uwzględnić, by tekst spełniał standardy prostej polszczyzny: Merytoryka, Struktura, Gramatyka i Relacje. W przeciwnym wypadku upraszczanie przypomina skręcanie mebli bez instrukcji – możesz coś Ci wyjdzie, ale nie masz gwarancji, że w międzyczasie czegoś nie popsujesz. Bo upraszczanie to dużo więcej niż skracanie zdań czy wykreślanie z nich trudnych słów.
Model MSGR to uporządkowany sposób myślenia o tekście. Przyjrzyjmy się po kolei każdemu z tych filarów.
Merytoryka – dodawaj, nie odejmuj
Dość powszechny mit o prostym języku brzmi: „Upraszczać znaczy skracać”. Absolutnie nie! Po uproszczeniu tekst musi bowiem zachować swoją wartość merytoryczną. To nie może być gorsza, okrojona wersja tego, co chcesz przekazać.
Kluczowe działanie w tym obszarze to dodawanie elementów wspierających. Jak to robią np. firmy ubezpieczeniowe w dokumentach dla klientów? Nie rzucają czytelnika na głęboką wodę specjalistycznych definicji, tylko:
- wyjaśniają skróty czy trudne terminy,
- dodają praktyczne przykłady,
- poprzedzają treść rozdziałów krótkim wprowadzeniem w stylu: „Tu dowiesz się, jakie szkody pokrywa ubezpieczenie, a jakie nie”.
Firma Generali tak wyjaśnia trudne terminy w warunkach ubezpieczenia – pod każdym tytułem rozdziału jest dodatkowy komentarz.
Źródło
Widzisz różnicę? Czytelnik od razu wie, gdzie czego szukać i czy to w ogóle go dotyczy. Nie musi przedzierać się przez cały dokument jak przez dżunglę, licząc na to, że w końcu trafi na właściwą informację. Albo wklejać całego dokumentu do narzędzia AI z prośbą o przetłumaczenie „z polskiego na nasze”. 😉
Struktura – ułatwiaj czytelnikowi skanowanie wzrokiem tekstu
Sposób, w jaki treść jest ułożona na stronie, jest równie ważny jak sama informacja. Może nawet ważniejszy, bo zazwyczaj czytelnik najpierw „rzuca okiem” na całość treści. Dopiero potem zagłębia się w uważną lekturę (albo i nie, jeśli widzi zbitą „ścianę tekstu”). Trudno zmotywować odbiorcę do czytania, gdy na stronie wszystko zlewa się w jedną szarą masę.
Rządowy serwis opisuje procedurę w przejrzysty sposób i krok po kroku.
Źródło
Dobra, przejrzysta struktura tekstu działa jak nawigacja w aplikacji. Jeśli czytelnik musi przewijać, szukać, domyślać się – zrezygnuje. A jeśli na pierwszy rzut oka widzi, dokąd iść i co znajdzie w poszczególnych częściach – zostanie i przeczyta do końca. Do tego będzie mieć poczucie bezpieczeństwa, że panuje nad sytuacją, i dobre zdanie o firmie/instytucji, która opublikowała tak dobrze rozmieszczone treści.
Gramatyka – pisz tak, jak mówisz
No dobrze, może nie dokładnie tak, jak rozmawiasz z przyjaciółmi w środku szalonej imprezy 😉. Ale na pewno warto być bliżej naturalnego języka niż korzystać z urzędniczych formułek w stylu „niniejszym zawiadamiamy, iż…”.
Gramatyka w modelu MSGR to zbiór określonych zasad językowych. Chodzi o to, by Twój tekst brzmiał tak, jakbyś tłumaczył coś znajomemu przy kawie. Jak to osiągnąć? Unikać nagromadzenia skomplikowanych konstrukcji, które raczej nie padają w normalnej rozmowie. Mam tu na myśli m.in. stronę bierną, imiesłowy, rzeczowniki odczasownikowe czy zdania, które ciągną się w nieskończoność.
Chcesz pozytywny przykład? Zerknij, jak pisze do klientów firma InPost. Jej komunikacja jest spójna, przyjazna i prosta – bez zbędnych ozdobników, za to z wyraźnymi wezwaniami do działania i jasnymi instrukcjami. To jest właśnie maksymalnie naturalny język, którym porozumiewamy się na co dzień.
Bezpośredni i przyjazny język firmy InPost stał się jej znakiem rozpoznawczym.
Źródło
Relacje – pokaż, że pisze człowiek do człowieka
Ostatni filar modelu MSGR przypomina nam, że komunikacja to zawsze relacja człowieka z człowiekiem. Nawet jeśli piszesz w imieniu firmy, urzędu czy organizacji, trzeba pamiętać, że po drugiej stronie siedzi ktoś z krwi i kości. I ta osoba nie chce się czuć jak petent, numer w systemie czy „zainteresowana strona”.
Aby tego uniknąć, zadbaj o dwie rzeczy. Po pierwsze – pokaż, kto pisze. Używaj „my” albo „ja”, w zależności od kontekstu. Unikaj bezosobowych stwierdzeń w stylu „wzywa się” czy „skierowanie sprawy nastąpi”. Po drugie – pokaż, do kogo piszesz, jak najczęściej zwracaj się bezpośrednio do osoby czytającej. Dzięki temu nie tylko zbudujesz z nią relację, ale też utrzymasz dłużej jej uwagę.
Grupa Pracuj.pl w polityce prywatności regularnie stosuje zwroty „my” i „ty” [zaznaczyłam je kolorem].
Źródło
A zanim w ogóle zaczniesz pisać, spróbuj „wejść w buty” czytelnika. Zadaj sobie pytania: co Twój odbiorca już wie, czego powinien się dowiedzieć od Ciebie i czego od niego oczekujesz. Dzięki takiej analizie możesz zwiększyć skuteczność swojego tekstu.
Chcesz nauczyć swój zespół upraszczać teksty z głową? Skontaktuj się ze mną – szkolę pracowników firm i pomagam tworzyć dokumenty, które ludzie naprawdę czytają i rozumieją.
odnowasłowa
Poniatowskiego 5
00-000 Warszawa
