Prosta polszczyzna w biznesie – jakie firmowe dokumenty można uprościć?
Jak często klient lub pracownik zadaje Ci pytania, choć odpowiedź ma w dokumencie, który wcześniej od Ciebie dostał? Jeśli takie sytuacje są częste, to znaczy, że Twoje teksty potrzebują uproszczenia. Dobra wiadomość: nie musisz od razu zmieniać wszystkiego! Wystarczy, że zaczniesz od kilku kroków, by ulepszyć szablony dokumentów firmowych.
Oto lista dokumentów, które warto upraszczać. Niektóre zmiany zajmą Ci 5 minut, na inne trzeba będzie poświęcić więcej czasu. Ale pamiętaj, że już małe usprawnienia, które uwzględnią zasady prostego języka, mogą szybko przynieść widoczne efekty.
Maile powitalne dla nowych klientów
Dlaczego warto je uprościć?
Bo pierwsze wrażenie można zrobić tylko raz. Od powitalnego maila zależy, czy klient zostanie z Tobą, czy ucieknie do konkurencji.
Od czego zacząć?
- Zacznij od konkretnego tematu wiadomości – to podstawa.
- Usuń frazesy typu „Jesteśmy dumni, że możemy Pana/Panią powitać”.
- Pisz bezpośrednio: „Witaj, cieszymy się, że jesteś z nami!”.
- Od razu w pierwszym zdaniu poinformuj odbiorcę, czemu do niego piszesz.
- Jasno napisz, co dalej, np.: „Kliknij tutaj, aby aktywować konto”.
Oferty handlowe
Dlaczego warto je uprościć?
Bo klient ma mało czasu i chce jak najszybciej dowiedzieć się, co dostanie, za ile i dlaczego opłaca mu się skorzystać z Twojej oferty.
Od czego zacząć?
- Używaj bezpośredniego zwrotu do odbiorcy („Ty” lub „Twoja firma”), by zbudować relację z potencjalnym klientem i zwiększyć jego zaangażowanie.
- Od razu przejdź do sedna. Zrezygnuj z rozbudowanego wstępu typu „Niniejszym prezentujemy Państwu naszą najnowszą ofertę w odpowiedzi na potrzeby rynku”. Napisz po prostu: „Zobacz nasz nowy produkt dla małych firm”.
- Usuń zbędne, ogólnikowe przymiotniki. Zamiast „innowacyjny produkt najwyższej jakości” opisz, co konkretnie ten produkt robi, jakie daje korzyści.
- Wprowadź nagłówki i podpunkty, aby oferta była przejrzysta. Podziel dokument na sekcje: „Co oferujemy”, „Korzyści”, „Cena”.
- Na końcu wezwij czytelnika do działania za pomocą fraz typu „Zamów teraz” czy „Sprawdź naszą ofertę”.
Formularze
Dlaczego warto je uprościć?
Formularze powinny być zrozumiałe i szybkie do wypełnienia. Im więcej niejasności, tym więcej telefonów i maili z pytaniami od zdezorientowanych klientów czy kontrahentów.
Od czego zacząć?
- Zamień biurokratyczny żargon na bardziej codzienny język (np. zamiast „potwierdzenie złożenia stosownego wniosku” napisz „wyślij wniosek”).
- Usuń nadmiarowe pytania. Zrezygnuj z gromadzenia informacji „na wszelki wypadek”.
- Dołącz krótki przykład lub jednozdaniową instrukcję, np.: „Wypełnij pola oznaczone gwiazdką”.
- Zwracaj się bezpośrednio do czytelnika, tak aby miał pełną jasność, co powinien zrobić. Przykładowo, komunikat „Dane wnioskodawcy powinny zostać wprowadzone w poniższe pola” uprość do polecenia „Wpisz swoje dane”.
Procedury wewnętrzne
Dlaczego warto je uprościć?
Bo gdy instrukcja jest za długa albo niezrozumiała, pracownicy nie wiedzą, co i jak dokładnie mają zrobić. A to oznacza wymierne straty dla firmy.
Od czego zacząć?
- Unikaj tzw. rzeczowników odczasownikowych, czyli kończących się na -anie/-enie. Zamiast „Etap weryfikowania poprawności danych” napisz „Sprawdź dane”. Jak najczęściej używaj czasowników w formie bezpośredniej: „Zrób”, „Kliknij”, „Wybierz”.
- Przekształć długie bloki tekstu w listy działań opisanych krok po kroku. Stosuj wypunktowania zamiast długich akapitów.
- Jeśli to możliwe, dodaj zrzuty ekranu, rozrysowane schematy lub inne elementy graficzne, które ułatwią zrozumienie instrukcji.
Regulaminy i polityki firmy
Dlaczego warto je uprościć?
Bo nie bez powodu nikt ich nie czyta 😉. A jeśli ktoś już przeczyta, to zazwyczaj ma więcej pytań niż odpowiedzi.
Od czego zacząć?
- Skróć zdania tak, by miały max. 20 wyrazów. Przepisy prawne w formie dłuuugich, rozbudowanych gramatycznie konstrukcji pokonają nawet najbardziej wytrwałego czytelnika.
- Użyj nagłówków w formie „pytań bez pytajnika”, żeby tekst był bardziej przejrzysty i by od razu było wiadomo, co się znajduje w każdej sekcji. Przykład: „Do czego wykorzystamy Twoje dane”, „Jak możesz się z nami skontaktować”.
- Zrób słowniczek trudnych pojęć, których używasz w regulaminie, i dodaj go na marginesie dokumentu.
Prosty język w obsłudze klienta to mniej frustracji
Widzisz? Nie trzeba rewolucji, żeby przestać brzmieć jak bot obsługi klienta. Zacznij od małych zmian, a zobaczysz, jak szybko spadnie liczba pytań „ale o co właściwie chodzi?”.
A jeśli potrzebujesz więcej wskazówek – daj znać! Jestem tu, żeby pomóc Ci zamienić firmowy żargon w język, który wszyscy zrozumieją. Prostota jest na wyciągnięcie ręki!
odnowasłowa
Poniatowskiego 5
00-000 Warszawa
