Zasady prostego języka: 5 sposobów, dzięki którym Twoje teksty będą skuteczne
Piszesz teksty służbowe – dokumenty, e-maile, notatki ze spotkań? Twoi czytelnicy nie powinni się czuć jak archeolodzy usiłujący odszyfrować starożytny manuskrypt. Pokażę Ci 5 sprawdzonych sposobów, jak pisać prostym językiem, by szanować czas odbiorcy i skutecznie przekazywać informacje.
1. Najpierw mięso, potem przyprawy
Wyobraź sobie, że Twój tekst to burger. Co jest w nim najważniejsze? Kotlet! Nikt nie przychodzi do restauracji dla listka sałaty. Dlatego od razu serwuj to, co najistotniejsze. Ludzie nie mają czasu na brnięcie przez kolejne zdania w poszukiwaniu sedna sprawy. Nie zakładaj więc, że czytelnik dotrze do końca tekstu. Czas to luksus, więc większość osób skanuje treści, zamiast czytać je słowo w słowo. Dlatego kluczowa zasada prostego języka to odwrócona piramida – zaczynamy od sedna, a dopiero potem dodajemy szczegóły.
Dzięki temu:
- Czytelnik od razu wie, o co chodzi.
- Nawet jeśli przerwie lekturę, zapamięta to, co najważniejsze.
- Oszczędzasz czas odbiorcy.
BYŁO (czyli jak nie robić):
„Uprzejmie informujemy, iż w nawiązaniu do złożonego przez Państwa wniosku o zwrot środków, po przeprowadzonej weryfikacji, środki zostaną zwrócone...”
JEST (czyli jak być skutecznym):
„Zwrócimy Ci pieniądze do piątku.”
Dobra komunikacja to nie budowanie napięcia – to szybkie dostarczenie wartości.
2. Pisz jak człowiek do człowieka – nie jak automat
Wyobraź sobie, że wchodzisz do kawiarni. Co wolisz usłyszeć – „Kawa może zostać zaserwowana przy ladzie” czy „Zapraszam po kawę”? No właśnie! W tekstach pisanych jest dokładnie tak samo – nikt nie lubi rozmawiać z bezosobowym bytem po drugiej stronie.
Kiedy zwracasz się bezpośrednio do czytelnika:
- Budujesz relację (jak w prawdziwej rozmowie).
- Pokazujesz, że za tekstem stoi człowiek, nie bot.
- Dajesz jasno do zrozumienia, kto ma wykonać określone działanie.
BYŁO:
„Dokumenty należy dostarczyć w wyznaczonym terminie, aby możliwe było rozpatrzenie wniosku.” (Brzmi jak instrukcja urzędowa z lat 80., prawda?)
JEST:
„Przyślij dokumenty na czas, a szybciej rozpatrzymy Twój wniosek.” (Zobacz, od razu wiadomo, kto do kogo mówi!)
I pamiętaj – forma „Ty” czy „Państwo” to nie tylko kwestia grzeczności, ale też strategii. Piszesz do młodych przedsiębiorców na LinkedInie? Śmiało, używaj „Ty”. Tworzysz komunikację dla kancelarii prawnej? „Państwo” będzie bardziej na miejscu.
3. Krótkie zdania = szczęśliwy mózg
Krótkie zdania są jak dobrze zaprojektowana droga – prowadzą prosto do celu, bez zbędnych zakrętów. Długie, wielokrotnie złożone konstrukcje przypominają za to labirynt, w którym czytelnik szybko się gubi. Co to znaczy „krótkie zdanie”? Dla naszego mózgu odpowiednia długość to max. 20 wyrazów.
Spójrz na to:
BYŁO:
„W przypadku wystąpienia okoliczności uniemożliwiających terminową realizację złożonego zamówienia, uprzejmie prosimy o niezwłoczny kontakt...”
JEST:
„Nie zdążysz na czas? Daj znać!”
4. Tekst jak dobra mapa – z punktami orientacyjnymi
Długi, zbity ciąg zdań to koszmar dla czytelnika. Nikt nie lubi błądzić po ścianie tekstu. Alternatywą są nagłówki przed poszczególnymi akapitami czy wypunktowane listy. Te elementy tekstu działają jak drogowskazy – pomagają czytelnikowi szybko odnaleźć najważniejsze informacje.
Przykład? Zamiast pisać całą instrukcję w jednym bloku tekstu, podziel ją na kolejne kroki:
BYŁO:
„Aby zgłosić reklamację, pobierz formularz, następnie wypełnij wszystkie pola i wyślij dokument na wskazany adres.”
JEST:
„Co trzeba zrobić, by zgłosić reklamację:
- Pobierz formularz.
- Wypełnij wszystkie pola.
- Wyślij dokument na wskazany adres.”
5. Zawsze testuj swoje teksty – i poprawiaj je
Masz gotowy tekst? Pokaż go komuś spoza swojej branży – jeśli zrozumie przekaz od razu, jesteś na dobrej drodze. Jeśli nie – popraw, skróć lub napisz od nowa. Nie przywiązuj się do swoich zdań. Najlepszy tekst to ten, który jest skuteczny.
Dlaczego to wszystko działa?
Bo w świecie przesyconym informacjami jasny i precyzyjny przekaz to prawdziwy skarb. Prosty język w obsłudze klienta to nie oznaka braku profesjonalizmu – to świadomy wybór eksperta, który szanuje czas swoich odbiorców. Nie zmusza ich do czytania tego samego dwa razy. Minimalizuje ryzyko błędów i nieporozumień.
Jaki może być wpływ prostego języka na wizerunek firmy? Twoja marka będzie postrzegana jako bardziej przyjazna i profesjonalna. Ale to nie wszystko. Klient, który szybko zrozumie, co masz mu do przekazania, będzie bardziej skłonny do działania. Chętniej złoży zamówienie, podpisze umowę czy skorzysta z Twojej usługi.
Przekonałam Cię, że warto?
odnowasłowa
Poniatowskiego 5
00-000 Warszawa
